En 1918, Charles M. Schwab era uno de los hombres más ricos del mundo. Fue presidente de la Bethlehem Steel Corporation, el mayor constructor naval del mundo y el segundo mayor productor de acero en América en ese tiempo. Alguna vez el famoso inventor Thomas Edison se refirió a él como “el competidor maestro”, pues constantemente buscaba una ventaja sobre la competencia.
Un día, en su búsqueda de técnicas para aumentar la eficiencia de su equipo y descubrir mejores formas de hacer las cosas, Schwab organizó una reunión con un consultor de productividad muy respetado llamado Ivy Lee.
Lee era un exitoso hombre de negocios, y hoy día es recordado por ser un pionero en el campo de las relaciones públicas. Según cuenta la historia, la primera impresión de Schwab en la presentación de Lee no fue tan aceptada, asi que decidió no contratarlo a lo que Lee respondío…
«Deme 15 minutos con cada uno de sus ejecutivos,»
«¿Cuánto me va a costar?», preguntó Schwab.
«Nada», dijo Lee. «A menos que funcione. Después de tres meses, puede enviarme un cheque por lo que usted sienta que vale la pena pagar».
Durante sus 15 minutos con cada ejecutivo, Lee explicó su método para lograr una máxima productividad:
El sistema que Ivy Lee entregó a Charles Schwab en aquella tarde de 1920 fue el siguiente:
- En la noche anterior, escriba las seis cosas más importantes que tenga que realizar al día siguiente.
- Numérelas en orden de importancia del 1 al 6.
- Por la mañana, empiece con la primera.
- Ejecute esta actividad hasta que haya terminado.
- Una vez que termine con esta actividad, y solo hasta entonces, pase a la siguiente.
- Repita los pasos 4 al 6.
- Si no termina su lista al final del día, pregúntese si es hora de decir “no” a alguna de ellas o dársela a que alguien más la realice.
- Repita todos los días.
La estrategia sonaba demasiado simple, pero Schwab y su equipo decidieron ponerla a prueba. Después de tres meses, Schwab estaba tan encantado con el progreso que llamó a Lee a su oficina y le escribió un cheque por 25 mil dólares, el equivalente a 400 mil dólares actuales.
El método Ivy Lee de crear una lista de tareas en orden de prioridad suena tan simple que parece absurdo. ¿Cómo podría esto valer tanto dinero? ¿Qué lo vuelve tan efectivo?
Gestionar las prioridades
El método de productividad que Ivy Lee emplea usa varios conceptos. Aquí, aquello que lo vuelve tan eficaz:
Es tan sencillo que realmente funciona. La crítica principal a la mayoría de los métodos de productividad es que son demasiado básicos. No toman en cuenta, dicen algunos, todas las complejidades y los matices de la vida. ¿Qué sucede si surge una emergencia? ¿Y si aprovechamos las herramientas tecnológicas? la complejidad es a menudo una debilidad, pues hace que sea mucho más complicado retomar el camino. Sí, las emergencias y las distracciones inesperadas surgirán. Ignóralas en la medida de lo posible, lidia con ellas cuando sea necesario y vuelve a tu lista de prioridades tan pronto como puedas. Usa reglas simples para guiar los comportamientos complejos.
Las restricciones pueden mejorarlo todo. El método de Lee es similar a la regla 25-5 de Warren Buffet, el cual requiere centrarse únicamente en cinco tareas críticas e ignorar todo lo demás. Básicamente, si no te comprometes a nada, dificilmente seras efectivo.
Por si fuera poco, este método elimina la fricción de comenzar. El mayor obstáculo para terminar la mayoría de las tareas es comenzar a hacerlas (levantarte de la silla es difícil, pero una vez que empiezas a trotar, es mucho más sencillo terminar tu entrenamiento). El método de Lee te obliga a decidir cuál será tu primera tarea a completar la mañana siguiente incluso antes de ir a dormir.
Esta manera de trabajar en lo personal me ha sido muy eficaz como Ingeniero de Sistemas pues además del negocio de cafetería también trabajo con la tecnología, para mí lo dificil es elegir que asunto voy a poner como prioritario en mi lista de 6 tareas puedo pasar un buen rato poniendome de acuerdo conmigo mismo sobre las prioridades, al final del día lo urgente e importante es lo que apunto como número uno.
Por último, Analiza a expertos de clase mundial en cualquier campo: atletas, artistas, científicos, profesores y directores generales, y descubrirás que una característica es común a todos: el enfoque. La razón es simple: no puedes ser el mejor en una tarea si debes dividir tu atención en diez cosas diferentes. La maestría requiere concentración y consistencia.
En conclusión. Que tu primera tarea del día sea la más importante. Ése es el único truco de productividad que necesitas.
